Luego de contar con el formato digital del formulario, es necesario establecer que sectores de éste desea ingresar/seleccionar la información.

Fig 1106 formulario deseado ya pulido y almacenado en Word


Para ello, la empresa dueña del formulario tendrá que definir cuales son, para simplificar el proceso puede hacer uso de colores indicando las partes del formulario que se desea intervenir, tal como se muestra en la imagen a continuación.

Importante destacar que se pueden emplear diversos elementos gráficos para facilitar su uso (ver Elementos Gráficos) y complementarlo con el ingreso requerido de información


Fig 1107 formulario con campos definidos y coloreados según tipo.


la imagen anterior se puede complementar con una tabla que explique qué tipo de campo es


Fig 1108 Tipos de campos identificados por color.


Una vez que se ha identificado cada campo que se desea emplear, es necesario asignarle una variable, el objetivo de ésto es poder recuperar el valor de cualquier campo ingresado si se requiere. 


Documento Digitalizado y parametrizado (con Variables)


Los campos anteriormente coloreados se identificarán con una variable. Esta se caracteriza por comenzar y terminar con un carácter especial (puede ser "%") un corto nombre que especifique de qué se trata y de acuerdo a su posición un consecutivo.
Con esto por ejemplo, la variable %placa% para el viaje 1 se escribe %placa_1% , para el viaje 2 %placa_2% y así sucesivamente. 



Fig 1109 formulario deseado con variables asignadas


Este documento que contiene las variables se le denomina en e-NDICC formulario mapeado.