Familia de Inspección - PROGRAMACIÓN/ Checklist/Formularios dinámicos/Preparar el documento

MS Office es la herramienta en que millones de profesionales trabajan diariamente en la confección de documentos, entre ellos reportes de inspección.

Entrar a detallar este programa está fuera de alcance de este sistema, pero se mencionarán algunas características que hay que tener en cuenta para obtener un beneficio en la presentación del reporte

Preparación de documentación recibida para ingresar Reporte tipo checklist al sistema e-NDICC.

Formato digital del reporte a generar.

Muchas veces ya está especificado y no queda otra que emplearlo.

Pero en otras hay libertad, por lo que sería bueno tener en cuenta las siguientes consideraciones prácticas para evitar tener problemas posteriores en la generación del reporte. Ver problemas comunes

Formato Excel

Es ideal para confección de “reportes” ya que sus celdas facilitan el ingreso de datos, sin embargo, exige una preparación más detallada del documento ya que no entrega la flexibilidad que tiene Word. 

Esto se nota especialmente en si el documento posee varias secciones (por ejemplo, encabezado, inspecciones, imágenes, etc) en las cuales se tendrá un numero variable de elementos a llenar y cada uno de ellos posee distintos anchos.

Por lo general la gente tiene a variar ancho de las celdas, pero eso se complica por lo anteriormente indicado. Se recomienda definir una mínima unidad de ancho que tendrá una celda y luego trabajar con celdas combinadas. 

Otro aspecto a considerar es el tamaño del documento, se acostumbra a no tener esto en cuenta y al ir agregando más cosas al reporte se generan problemas al momento de imprimirlo ya que no siempre calza en la página. Para tal efecto se recomienda siempre trabajar al 100%, definir claramente los márgenes. Si la cantidad de divisiones aumenta hay que contemplar disminuir el ancho de la celda y eventualmente redefinir las celdas combinadas ya creadas anteriormente

Formato Word

A diferencia de EXCEL, WORD no emplea el concepto de celdas, permite la elaboración de un documento sin la complejidad de las celdas, pero complica el ingreso de datos a modo de formulario. 

Word posee una serie de herramientas que Excel no posee en el sentido de manejar encabezados, tablas de contenido, referencias, tablas de imágenes etc…,  por lo que la presentación de un documento generado en Word es mas agradable a la vista

Formato Generado por e-NDICC

Afortunadamente las problemáticas descritas anteriormente no afectan mayormente ya que e-NDICC maneja todo como Formulario, cada celda donde hay que seleccionar/ingresar una información tiene un nombre (variable) y la plantilla a emplear debe usar esa misma variable en el lugar que se desea que aparezca la información (mapa de variables). 

Por lo que la plantilla a generar puede ser en Word o Excel teniendo en cuenta las variables a emplear.

Formato digital del reporte no existe previamente

No siempre se dispone de un formato claramente definido por lo que el primer paso previo consiste en definir de la documentación recibida el documento o extracto de el que deseamos convertir.

Por ejemplo, el pliego de una licitación puede contener un capitulo que explica lo que el reporte debe contener, pero no es el formato a generar ya que la representación de la información no se presenta de manera adecuada. Por ejemplo, en un formulario cualquiera se realiza una consulta cuyas respuestas posibles son “SI” o “NO” pero se exige que se marque con una X. 

Fig. 3 Ejemplo de formulario con dos variables por opción

Se aprecia que por cada opción hay 2 variables de formulario que se pueden llenar con un valor que no dice mucho “X”. Esto se puede mejorar usando solamente una variable que entregue el valor de “SI” o “NO” y su interpretación será mucho mas fácil.

Fig. 4 Ejemplo de formulario con una variable por opción

En tal caso se debe separar el documento de manera de obtener en un archivo el documento que deseamos tener como base del reporte.

Otras veces se tiene un formulario realizado en una imprenta y el documento ha sido escrito a mano por lo que este ejemplo hay que “digitalizarlo” y conseguir un documento en formato office lo más semejante posible, este proceso lo llamaremos digitalización del documento

Fig. 5 Formato confeccionado en imprenta y llenado a mano

Formato digital del reporte existe previamente

Si se entrega un documento con el contenido del reporte este se tomará de base, pero puede ser aun customizado si se desea personalizando estilos de fuente y su distribución

Preparación del formato seleccionado para reporte

El documento que se desea emplear como base para el reporte tendrá 2 destinos

Preparar formato de salida o plantilla para generar el reporte

El documento recibido puede ser personalizado para facilitar aún más su lectura y mediante toques de estilos de formato de letra, color, logos  etc puede ser mejorado.

El documento recibido generalmente no tiene formatos, entrega la información que debe contener.

En el caso de múltiples alternativas las presenta todos los valores posibles lo cual sobrecarga mucho el documento.

Importar el documento al sistema e-NDICC 

Todo documento que se trabaje en el sistema e-NDICC debe prepararse para trabajar como formulario, se puede