Formato de Reportes de inspección empleando EXCEL.xlsx
Reportes de inspección en Formato EXCEL
Excel es una de las herramientas preferidas para la confección de reportes de inspección. Por esta razón es que nos podemos encontrar con una gran cantidad de formatos e innumerables variantes.
Generalmente se emplea una plantilla en donde se confecciona un reporte básico sin datos. Y luego. Se procede a llenar los datos de la inspección y generar así el reporte. Para este efecto, el inspector solamente rellena los campos que sean necesarios.
Muchas veces se ha observado que un reporte no tiene una mayor planificación de tal manera, que al irse creando se observa:
- Que las columnas tienen distintos anchos, Producto de lo que se estaba. Escribiendo o se ajusta automáticamente o se ajustó manualmente.
- En la medida que el deporte va teniendo una mayor complejidad Emplea. Un porcentaje de visualización distinto del 100%. Lo que visualización del reporte cambien de un reporte a otro. Y se cambia de porcentaje de visualización.
- Muchas veces no se hace esto explícitamente, sino que al imprimir se le dice. Que ajusta automáticamente al ancho de la página y esto produce cambios de. Porcentaje de visualización.
Si el reporte se realiza manualmente, lo que toca es cargar la imagen. Y comenzar a. Desplegarla. Cambiar de tamaño y ubicarla porque las imágenes. Están flotando sobre las celdas.
Si se quiere automatizar este proceso es necesario Tener en cuenta una serie de consideraciones. Para que la imagen pueda acomodarse adecuadamente al reporte.
Reporte existente
En muchos de los casos nos toparemos con un reporte existente. Y deberemos ver la forma de. Optimizarlo para que se pueda trabajar con imágenes adecuadamente.
En este caso se trabaja con un reporte de inspección domiciliaria. Donde se puede apreciar que el reporte se ajusta a una tabla de datos, Con diversas columnas de distinto ancho. El reporte como tal se orientó y completar esta tabla y no presenta mayor dificultad.
Fig. 19 Detalle de tabla de información del reporte de inspección domiciliaria
Sin embargo, en la sección de imágenes, más adelante, se podrá apreciar que las columnas que funcionaban adecuadamente para la tabla ya no serán tan adecuadas para las imágenes. ya que no tienen un ancho constante, por lo que si se quiere tener más de una imagen por fila, se tendrá problema en la ubicación de estas. Tal como se aprecia en la imagen a continuación.
Fig. 20 Problema con anchos de columna en sección imagen
De la imagen anterior se puede apreciar.
De qué cada imagen está asociada a una celda, se aprecia que en la celda B 215 hay una ancla 20 indica que la referencia de la imagen expuesta es ese punto.
La imagen anterior nos muestra. Que todas las columnas Tienen distinto ancho. De tal manera que si se quiere ubicar adecuadamente más de una imagen en una fila, solamente se podrá hacer manualmente. Ya que en forma programada Sería imposible.
Por esta razón. Para lograr. Una flexibilidad en la colocación de imágenes. Se recomienda realizar la siguientes acciones:
- Definir una unidad de medida conocida, que se empleará como base para el documento. Se Recomienda usar milímetro. Para tal efecto hay que ir. Al ajuste. Del documento y definir la unidad básica en milímetro.
- Se recomienda que siempre el documento de Excel esté al 100% para evitar problemas de compatibilidad.
- Se recomienda disminuir el ancho de las celdas A una unidad mínima. Puede ser 1 mm o más. Y que todo el documento tenga. Ese mismo ancho de columna. ¿Dónde se requieran textos más largos? O celdas donde haya que rellenar algún valor se podrán combinar.
El mantener las celdas. Con un mismo ancho para cualquier tipo de reporte, simplificará la labor. De creación de una o varias columnas de imágenes y permitirá que los reportes tengan siempre una misma. Apariencia.
Transformación del documento
Ya que todos los documentos son distintos, no podemos hablar de una sola Regla de validez universal. Si no que de acuerdo a la necesidad podremos ir adaptando El documento de manera de obtener el mejor resultado. Por ejemplo. Del reporte anterior. Vemos que un ancho al inicio del deporte común en la columna A o la G, es adecuado Para ser considerado como el mínimo De una celda debe tener. Y por lo tanto. Las otras celdas deberán adaptarse a este ancho, Combinando múltiples valores de Anchos mínimos.
Para tal efecto hay que determinar el ancho de cada celda, sin necesidad de considerar los decimales, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Fig. 21 obtención de ancho de celda.
Para no perder las proporciones se empleará una fila en donde se anotarán los anchos actuales. De la celdas, y luego se procederá a convertir El documento al nuevo formato.
Fig. 22 medición de anchos de columnas existentes en documento antes de modificarlo
Para tal efecto, se recomienda trabajar en una copia del documento. Lo primero que se hace es definir que todas las celdas tendrán un ancho equivalente al de la columna A o G (5 mm). Se genera un documento como el que se aprecia en la imagen siguiente.
Fig. 23 documento con celdas reducidas. Su apariencia cambia
Para generar un documento equivalente con anchos de celdas menores. Lo que se hace Es agregar celdas en directa proporción al ancho de la celda nueva. Por Ejemplo, si la celda B es 9 veces más ancha que la celda A. Se procederá a agregar 8 columnas entre la columna B y la C. Tal como se aprecia en la siguiente imagen.
Fig. 24 Se procede a agregar columnas
Luego se combinan las celdas, teniendo en cuenta que la primera columna es la que contiene el texto. Cuando se combinan todas las celdas en la proporción adecuada se tendrá una imagen muy similar a la inicial, pero con una serie de celdas. Tal como se aprecia en la imagen a continuación.
Fig. 25 Celdas debidamente combinada
Luego gran diferencia se aprecia en la sección imágenes. Se procede a realizar un conteo de celdas disponibles y luego se muestra los diferentes layouts que maneja el sistema e-NDICC
Fig. 26 disposición de celdas en sección imagen
De acuerdo a Microsoft [1], si se trabaja en
- Vista diseño de página (Ver > Vistas de libro > Diseño de página) ancho o alto de columnas puede estar especificado en pulgadas, centímetros y mm
- Vista normal, ancho o alto de fila esta en puntos
Para tener un punto de comparación se tiene que de acuerdo a [2]
|
cm |
mm |
Pixel |
Punto |
|
1 |
10 |
37.79 |
28.34 |
|
0,1 |
1 |
3.7795 |
2.8346 |
|
0.0265 |
0.2646 |
1 |
0.75 |
|
0.0353 |
0.3528 |
1.3333 |
1 |
Si está trabajando en la vista Diseño de página (Ver > Vistas de libro > Diseño de página), puede especificar un ancho de columna o un alto de fila en pulgadas, centímetros y milímetros. La unidad de medida está en pulgadas de forma predeterminada. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > Pantalla > seleccione una opción de la lista Unidades de regla. Si cambia a la vista Normal , los anchos de columna y los altos de fila se muestran en puntos.
(…en desarrollo…puede experimentar ajustes)
En el sistema e-NDICC cada formato tendrá una opción para ajustar el formato del reporte para cada plantilla. Cuya interfaz se muestra en la siguiente imagen
Fig. 27 opciones de formato para plantilla de inspección domiciliaria
Fig. 28 Opciones para ítem Tabla
Para 1 imagen por fila
Fig. 29 Opciones para 1 imagen por fila
Se aprecia que el valor del ancho y de la cantidad de columnas es la misma que Fig. 8 para una imagen por fila
El valor de altura se da por la relación de aspecto de la imagen
Para dos imágenes por fila
Fig. 30 Opciones para 2 imagen por fila
Fig. 31 Opciones para 3 imágenes por fila
Fig. 32 Opciones para 4 imágenes por fila
Referencias
[1] Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas
[2] conversión de unidades
https://www.unitsconverters.com/es/Punto-A-Pixel/Unittounit-6131-6126
array (
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)